Quito.- En muchas empresas en Ecuador, un despacho todavía se considera cerrado cuando la guía de remisión firmada regresa a la oficina. Mientras este documento permanece en ruta, los equipos de cobranzas pueden ver limitada su capacidad para facturar y conciliar, mientras que un extravío o error de digitación puede derivar en reprocesos administrativos o notas de crédito. En recorridos que abarcan varias provincias, este proceso puede tomar varios días.
Si bien la facturación electrónica ante el Servicio de Rentas Internas (SRI) forma parte de la operación cotidiana, la confirmación de que el cliente recibió la mercadería completa y en buen estado continúa dependiendo, en muchos casos, de un documento físico. En este contexto, la prueba de entrega digital, conocida como POD (Proof of Delivery), cobra relevancia como una herramienta para agilizar y respaldar este proceso.
“Muchas empresas invierten en flota y en optimizar sus rutas, pero todavía cierran la entrega con una firma en papel. Cada día que una guía tarda en volver a la oficina es un día más sin facturar. Con la prueba de entrega digital, la información llega en el mismo momento en que se entrega el pedido y eso cambia la forma de gestionar la cobranza”, señaló Enrique Ycaza, Country Manager de Descartes + Drivin en Ecuador.
La solución funciona desde la aplicación utilizada por el conductor y se conecta con el sistema de gestión de transporte (TMS) de la compañía. En el punto de destino permite registrar información como:
- Firma de conformidad: nombre, RUC o cédula de quien recibe y firma directamente en la pantalla del celular.
- Ubicación y hora: la confirmación queda vinculada a las coordenadas del punto donde se realiza el despacho.
- Fotografías y formularios: permiten dejar constancia de aspectos como la temperatura de productos de cadena de frío, los sellos de seguridad o el estado de la mercadería.
Los registros se almacenan en la nube y quedan disponibles para los equipos de contabilidad, cobranzas y servicio al cliente. Ante una objeción relacionada con una factura, la compañía puede consultar la evidencia correspondiente —como la fotografía o la firma— para revisar lo ocurrido y gestionar el reclamo. Además, la digitalización contribuye a reducir el uso de papel y las necesidades de impresión, archivo y almacenamiento físico.
Para implementarlo, los conductores deben contar con un teléfono inteligente con la aplicación conectada al sistema de gestión de transporte. De esta manera, cada despacho genera desde el inicio un respaldo digital que puede ser consultado y auditado.
